Coraz więcej firm rozumiem, że należy wdrażać wskaźniki, aby móc monitorować i rozwijać swój biznes. Niestety pojawiają się także wyzwania, z którymi trzeba się mierzyć. Jednym z nich jest takie samo rozumienie mierników przez wszystkich pracowników. Spróbujemy się zastanowić, dlaczego pojawiają się różnice w definicjach oraz co zrobić, aby zminimalizować ryzyko pojawienia się takiego zjawiska w przedsiębiorstwie.
Dlaczego mamy różne definicje wskaźników
Problemy z definicją
Najczęstszym powodem jest brak jednolitej i klarownej definicji danego wskaźnika nawet w obrębie tej samej firmy. Przykładem może być firma handlowa, w której miernik retencji klientów inaczej definiowany był przez dział sprzedaży a inaczej przez dział marketingu. Ten pierwszy liczył liczbę klientów, która w ciągu miesiąca dokonała ponownego zakupu przez przedstawiciela handlowego. Marketing natomiast doliczał to tego osoby, które złożyły też zamówienie przez dział obsługi klienta i stronę internetową.
Inne cele
W powyższym przykładzie widać też, że czasem chodzi również o inne priorytety i cele. W dziale handlowym ważne były oczywiście złożone zamówienia, ale tam liczy się również relacja z klientem, którą można zdobyć poprzez bezpośredni kontakt z przedstawicielem. Dział marketingu patrzył całościowo na sprzedaż i sprawdzał przy okazji swoje działania skłaniające do złożenia kolejnego zamówienia takie jak newslettery, promocje w mediach społecznościowych i płatne reklamy.
Przyzwyczajenia
Różnice w rozumieniu KPI pojawiają się również między pracownikami. Ma to miejsce na przykład w sytuacji, kiedy do firmy przychodzi nowy pracownik, który w poprzedniej firmie miał do czynienia z tymi samymi wskaźnikami, ale trochę inaczej definiowanymi. Jeżeli nie został odpowiednio wdrożony w nowym miejscu pracy, może wykorzystywać wcześniejszą wiedzę, co może prowadzić do niespójności i błędów w interpretacji danych.
Ograniczenia pamięci
Nie zawsze jesteśmy w stanie znać wszystkie mierniki i ich definicje. Na przykład, menedżer operacyjny może bardziej skupić się na wskaźnikach efektywności i jakości, podczas gdy dyrektor finansowy będzie bardziej zainteresowany wskaźnikami zyskowności i rentowności.
Różne systemy do raportowania
Czasami różnice pojawiają się z powodu różnych systemów do raportowania i analiz. Innego narzędzia używa się w dziale HR a innego w dziale księgowości. Nawet wtedy, kiedy mają takie same nazwy.
Różny dostęp do danych
Może to również wynikać z tego, że różne działy czy osoby mają różny dostęp do danych. Zarządzający mogą widzieć więcej informacji niż specjaliści, którzy te wskaźniki wyliczają.
Kultura organizacyjna
Jak się okazuje również kultura organizacyjna może wpływać na sposób rozumienia i interpretacji KPI. W firmach, gdzie istnieje silna kultura współpracy i zrozumienia różnych perspektyw, różnice w interpretacji mogą być mniejsze niż w organizacjach, gdzie dominuje bardziej izolacyjne podejście działów.
Brak komunikacji
W końcu istotny jest też brak komunikacji i edukacji: Czasami różnice w interpretacji KPI wynikają po prostu z braku odpowiedniej komunikacji i edukacji w firmie na temat tego, co dokładnie dany wskaźnik oznacza i dlaczego jest istotny dla całej organizacji.
Co zrobić, aby ujednolicić wskaźniki w firmie?
Jednoznaczne definicje KPI
Kluczowe jest jednoznaczne zdefiniowanie każdego KPI. Definicja powinna być klarowna i zrozumiała dla wszystkich zainteresowanych, tak aby wszyscy mieli wspólne rozumienie tego, co dany wskaźnik mierzy i jakie są jego cele. Świetnym pomysłem jest stworzenie bazy wiedzy firmy, gdzie te wszystkie definicje wraz z przykładami się znajdują. Warto dbać o aktualność tej bazy, można też wskazywać w niej osoby odpowiedzialne za wyliczenie KPI. Dobrze jeżeli do takiego narzędzia mają dostęp wszyscy pracownicy, aby w każdym momencie wiedzieli, o czym mówi wskaźnik oraz jak się dokładnie go wylicza. Można również napisać, skąd brać dane.
Szkolenia i wdrożenia
Organizacje powinny inwestować w szkolenia dotyczące KPI dla swoich pracowników. Szkolenia mogą obejmować zarówno ogólne zrozumienie roli KPI w firmie, jak i szczegółowe omówienie poszczególnych wskaźników oraz ich interpretacji. Ważne, aby taką edukację uwzględnić w trakcie wdrażania nowego pracownika do firmy. Warto od razu dać mu dostęp do bazy wskaźników i prosić o wnikliwe zapoznanie się z nimi.
Wspólny program do wizualizacji i analiz
Jeżeli wszyscy pracownicy, którzy potrzebują analizować wskaźniki będą korzystać z jednego systemy, łatwiej będzie o jednakowe rozumienie. Dlaczego to takie ważne? Z innych systemów korzysta księgowość, a z innych produkcja. Warto więc integrować te dane w jednej aplikacji (np. Heartly).
Transparentność i dostępność danych
Zapewnienie transparentnego dostępu do danych, na których opierają się KPI, pomaga w ujednoliceniu interpretacji. Umożliwienie pracownikom dostępu do tych samych informacji i raportów pomaga w budowaniu wspólnego zrozumienia.
Regularna komunikacja i feedback
Regularna komunikacja na temat wyników KPI oraz ich znaczenia dla całej organizacji jest kluczowa. Organizacje powinny organizować regularne spotkania, na których omawiane są wyniki oraz działania mające na celu poprawę wskaźników. Feedback od wszystkich zainteresowanych stron pomaga w dostosowaniu interpretacji i podejmowaniu lepszych decyzji.
Koordynacja między działami
Współpraca między różnymi działami w firmie jest kluczowa dla zrozumienia, jak działania jednego działu wpływają na wyniki innych. Wspólne cele i współpraca mogą pomóc w ujednoliceniu rozumienia KPI oraz w identyfikacji wskaźników, które są istotne dla całej organizacji.
Ustalanie wspólnych priorytetów
Organizacje powinny pracować nad ustaleniem wspólnych priorytetów i celów strategicznych, które są mierzalne przez KPI. Wyraźnie zdefiniowane priorytety pomagają w ustaleniu, które wskaźniki są kluczowe dla realizacji celów firmy. Warto też pokazywać, że przedsiębiorstwo to jeden organizm i podniesienie wskaźników w jednym dziale wpływa na lepsze funkcjonowanie innego działu. Skuteczny marketing przełoży się na wyniki sprzedaży, co wygeneruje lepszy zysk, firmę będzie stać na dawanie wyższych zarobków i lepszych benefitów pracownikom, co z kolei pozwoli działowi zarządzania zasobami ludzkimi na wyższe wskaźniki retencji zatrudnionych. To tylko jeden z przykładowych łańcuchów zależności między wskaźnikami w firmie. Takich przykładów można podawać więcej, a w trakcie szkoleń prosić pracowników o stworzenie innego przykładowego ciągu zależności.
Dostosowanie KPI do specyficznych potrzeb działów
Choć ważne jest, aby istniało wspólne zrozumienie kluczowych wskaźników dla całej organizacji, niektóre KPI mogą być dostosowane do specyficznych potrzeb poszczególnych działów. Ważne jest, aby dostosowanie to miało sens w kontekście ogólnych celów firmy. Można również zastosować zmienne nazewnictwo, żeby jasne było np. jakiego działu dotyczy dany wskaźnik. W przykładzie z początku artykułu powinny być dwa osobne wskaźniki retencji klientów z odmiennymi nazwami np. Retencja Sprzedaż i Retencja Marketing.
Otwarty dialog i adaptacja
Kluczowe jest utrzymywanie otwartego dialogu na temat KPI i gotowość do adaptacji, gdy zmieniają się warunki rynkowe, strategie firmy lub priorytety działów. Elastyczność i zdolność do reagowania na zmiany pomagają w utrzymaniu aktualności i skuteczności KPI.
Redukcja różnic w rozumieniu KPI wymaga klarowności w definicji, edukacji pracowników, transparentności danych, regularnej komunikacji oraz wspólnego dążenia do osiągnięcia celów strategicznych firmy. Działania te wspierają budowanie wspólnego zrozumienia i efektywne zarządzanie wskaźnikami w całej organizacji.
Odkryj Heartly. Twoje nowe narzędzie do zarządzania wskaźnikami i tworzenia efektywnych dashboardów!
Czy chciałbyś z łatwością monitorować kluczowe wskaźniki swojej firmy, sprawić, że są one zrozumiałem dla wszystkich w Twojej firmie, Ponadto tworzyć przejrzyste raporty i zyskać głębsze zrozumienie dla danych liczbowych? Heartly to innowacyjna aplikacja stworzona właśnie dla Ciebie!
Dlaczego warto wybrać Heartly?
1. Zarządzaj wskaźnikami w jednym miejscu. Heartly umożliwia gromadzenie wszystkich kluczowych wskaźników (KPI) w jednym centralnym miejscu. Nie musisz już przeszukiwać wielu arkuszy kalkulacyjnych czy różnych systemów. Wszystko masz pod kontrolą w Heartly!
2. Twórz spersonalizowane dashboardy. Stwórz swoje własne interaktywne dashboardy, które najlepiej odpowiadają Twoim potrzebom. Oglądaj swoje wskaźniki w czasie rzeczywistym, dzięki czemu szybko podejmiesz odpowiednie działania.
3. Zrozumienie danych na nowym poziomie. Dzięki przejrzystym wykresom, grafikom i analizom, Heartly pomaga Ci zrozumieć, co dzieje się w Twojej firmie. Skoncentruj się na istotnych trendach i podejmuj decyzje oparte na solidnych danych. Dodatkowo porównasz się z innymi firmami z branży i zapytasz sztuczną inteligencję o pomoc w interpretacji KPI.
4. Łatwość w użyciu. Intuicyjny interfejs Heartly sprawia, że zarządzanie wskaźnikami staje się prostsze niż kiedykolwiek wcześniej. Nawet jeśli nie jesteś ekspertem w analizie danych, szybko opanujesz naszą aplikację.
5. Dostosowanie do potrzeb Twojej firmy. Heartly oferuje elastyczność i możliwość dostosowania do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Niezależnie od branży i rozmiaru organizacji, znajdziesz w naszym narzędziu rozwiązanie, które spełnia Twoje wymagania.
Zacznij korzystać z Heartly już dziś!
Zaufaj Heartly i dołącz do przedsiębiorstw, które już korzystają z naszego narzędzia do efektywnego zarządzania wskaźnikami i danych. Zyskaj przewagę konkurencyjną dzięki lepszemu zrozumieniu swojej działalności i szybszym reakcjom na zmieniające się warunki rynkowe. Skorzystaj z darmowego okresu próbnego.