Żyjemy w erze szybko zmieniających się procesów rynkowych i dynamicznych zmian zachodzących we wszystkich dziedzinach biznesu. W takich warunkach zdolność do szybkiego i trafnego podejmowania decyzji staje się zasadniczym elementem sukcesu. Co wspiera ten proces? Z pewnością będą to solidne dane i bieżące informacje. Tutaj z pomocą przychodzi nowoczesne narzędzie, które zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa analizują i wykorzystują dane — dashboard. W niniejszym artykule zgłębimy ich świat. Rozpoczniemy od fundamentalnych definicji, przechodząc przez korzyści płynące z ich stosowania, aż po praktyczne aspekty tworzenia i mierzenia kluczowych wskaźników. Dashboardy to nic innego jak interaktywne pulpity, które pozwalają przedsiębiorcom, menedżerom i analitykom śledzić na bieżąco kluczowe mierniki oraz parametry istotne dla skutecznego zarządzania firmą.
Pozwólcie nam razem wkroczyć w sferę monitorowania, która nie tylko usprawnia procesy, lecz również stanowi klucz do osiągnięcia sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym. Odkryjmy, dlaczego dashboardy są niezbędnym narzędziem dla współczesnych przedsiębiorstw, jakie korzyści niosą ze sobą oraz jak możemy je skutecznie wdrożyć w praktyce. Gotowi na podróż w głąb danych, która odmieni sposób, w jaki patrzymy na zarządzanie firmą? Zapraszamy do lektury!
Czym jest dashboard
Dashboard, w kontekście biznesowym, to narzędzie prezentujące kluczowe informacje i wskaźniki w sposób łatwy do zrozumienia oraz szybki do analizy. Jego głównym celem jest dostarczenie kompleksowego widoku sytuacji firmy na jednym interaktywnym ekranie. Stanowi to swoiste centrum dowodzenia, kokpit zarządzania, gdzie menedżerowie i analitycy mogą monitorować kluczowe wskaźniki efektywności, postępu w realizacji celów, a także zmian w otoczeniu biznesowym.
Również naukowcy zajmują się określaniem tego terminu. I tak na przykład Bose definiuje (2006, za: Piela 2017) dashboard jako aplikację komputerową, która prezentuje na jednym ekranie wszystkie istotne i najważniejsze dane, które pomagają kierownikom szybciej podejmować fundamentalne decyzje. Z kolei Jääskeläinen i Roitto (2016, za: Piela, 2017) dodają, że jest to narzędzie wizualizacyjne, służące do prezentowania wszystkich niezbędnych informacji na ekranie komputera. Na kokpicie mogą być prezentowane różne kluczowe wskaźniki efektywności (KPI), takie jak poziomy zapasów, zysk brutto czy lista aktualnych najlepszych klientów, są łatwo dostępne dla kierowników na pulpicie kierowniczym. [1]
Rola kokpitu w firmie
Malik (2005, za: Piela, 2017) zwraca uwagę, że jest on przydatny szczególnie wtedy, gdy firmy rosną i znacząco zwiększa się ilość danych, które trzeba analizować. To zazwyczaj składnia kierownictwo organizacji do opracowania bardziej świadomych procesów podejmowania decyzji. Jedną z konsekwencji takiego myślenia jest właśnie stworzenie kokpitów zarządzania. Działają one jak centralne źródła informacji, umożliwiając zespołom śledzenie oraz rozumienie skomplikowanych zjawisk i trendów w czasie rzeczywistym. Dashboardy nie tylko ułatwiają monitorowanie bieżącej sytuacji, ale także pozwalają identyfikować obszary wymagające uwagi, co z kolei umożliwia skuteczne reagowanie na zmiany i optymalizowanie działań firmy. To narzędzie staje się niejako kompasem w dynamicznym świecie biznesu, kierującym firmę w kierunku sukcesu poprzez umożliwienie świadomego i strategicznego zarządzania danymi.
Korzyści z dashboardu
Dashboardy w firmie to nie tylko estetyczne wykresy i kolorowe diagramy. Ich prawdziwe znaczenie ukazuje się poprzez szereg konkretnych korzyści, które przyczyniają się do skutecznego zarządzania i osiągania sukcesów biznesowych. Oto one:
Monitorowanie i analiza
Pierwszą z nich jest możliwość ścisłego monitorowania kluczowych wskaźników efektywności. Dzięki dashboardom menedżerowie mogą na bieżąco obserwować wszelkie zmiany w finansach, sprzedaży, czy wydajności operacyjnej, co umożliwia szybką identyfikację obszarów wymagających uwagi.
Skrócenie czasu podejmowania decyzji
Kolejną korzyścią jest skrócenie czasu podejmowania decyzji. Tradycyjne analizy danych często zajmują cenny czas, który w dynamicznym biznesowym środowisku jest równoznaczny z utratą szansy na szybką reakcję. Dashboardy eliminują ten problem, prezentując najważniejsze informacje w sposób klarowny i natychmiastowy. Decydenci zyskują możliwość podejmowania decyzji w tempie, które odpowiada współczesnym wymogom rynku.
Dashboardy — lepsza transparentność i komunikacja
Dodatkowo dashboardy zwiększają transparentność procesów w firmie. Dostęp do najważniejszych danych jest nie tylko zarezerwowany dla najwyższego szczebla zarządzania, ale także udostępniany odpowiednim zespołom. To sprzyja lepszej komunikacji wewnętrznej, co przekłada się na efektywną współpracę pomiędzy różnymi działami organizacji.
Poprawa efektywności operacyjnej
Niezwykle istotną korzyścią jest również poprawa efektywności operacyjnej. Dashboardy umożliwiają identyfikację obszarów, w których możliwe są optymalizacje czy automatyzacje procesów, co w dłuższej perspektywie czasowej przekłada się na oszczędności i wzrost wydajności. W ten sposób dashboardy nie tylko dostarczają informacji, ale również są aktywnym narzędziem wspierającym ciągłe doskonalenie i rozwój firmy.
Tworzenie dashboardu w swojej firmie?
Pierwsze kroki — stworzenie kultury analitycznej
Od czego należy rozpocząć stworzenie dashboardu? Od wdrożenia kultury organizacji opartej na danych. Jest to fundament, na którym buduje się współczesne, dynamiczne przedsiębiorstwa. Ważne, żeby zrozumieć, że takie podejście to nie tylko stosowanie narzędzi analitycznych czy tworzenie raportów, ale przede wszystkim tworzenie środowiska, w którym dane są traktowane jako zasób niezbędny do podejmowania decyzji. Wdrożenie tej kultury w firmie jest kluczowe dla efektywnego wykorzystania dostępnych informacji i skierowania organizacji na ścieżkę innowacyjnego rozwoju.
Pracownicy powinni być świadomi roli danych we własnych zadaniach i procesach, a także zdolni do ich analizy i interpretacji. Wprowadzanie szkoleń z zakresu analizy danych czy korzystania z narzędzi analitycznych może być istotnym elementem tego procesu. Można to osiągnąć na przykład poprzez angażowanie zespołów do definiowania i wybierania najważniejszych wskaźników dla określonego działu.
Ponadto ważne jest stworzenie otoczenia, w którym błędy związane z danymi są traktowane jako możliwość nauki, a nie karania. Kultura oparta na danych sprzyja eksperymentom, testowaniu nowych pomysłów, a także mierzeniu skuteczności działań. Firmy, które skutecznie wprowadzają tę kulturę, zyskują nie tylko dostęp do bieżących informacji, ale także zdolność do przewidywania trendów i szybszego dostosowywania się do zmian rynkowych. To droga do innowacyjnego i dynamicznego rozwoju, w której dane stają się nie tylko narzędziem, ale istotnym elementem DNA firmy.
Wybór narzędzia do dashboardów
W następnym kroku warto pomyśleć o narzędziu do monitorowania. Jakie ono powinno być? Proste w obsłudze, atrakcyjne wizualne, mające dodatkowe funkcjonalności, które pomogą w interpretacji i zrozumieniu danych.
Jednym z pierwszych miejsc, gdzie można tworzyć pulpity zarządcze są arkusze kalkulacyjne takie jak Excel. Jednak stworzenie i zaprojektowanie takiego dashboardu może wymagać zaawansowanych umiejętności obsługi tego programu. Rozwiązaniem bardziej przyjaznym użytkownikowi są programy przeznaczone tylko do tworzenia desek rozdzielczych firmy. Taką aplikacją jest heartly. Pozwala ona na podłączenie danych biznesowych tworząc atrakcyjne wizualnie kokpity menedżerskie. Dzięki temu raportowanie jest prostsze i bardziej czytelne. Ale heartly to coś znacznie więcej niż tylko dashboard. To również sztuczna inteligencja, która pomoże zrozumieć Ci wskaźniki swojej firmy, podpowie, co robić, aby je poprawić. Dodatkowo program umożliwia porównanie wskaźników biznesowych z innymi firmami z branży. Sprawdź dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu.
Wskaźniki KPI — wybór
Kolejny etap to wybór odpowiednich kluczowych wskaźników efektywności. Pisaliśmy o tym w punkcie dotyczącym tworzenia kultury opartej na danych, jednak w tym miejscu warto zastanowić się, które z mierników warto umieścić na dashboardzie, bo nie wszystkie muszą się na nim znaleźć? Dlaczego? Bo pulpit ma pokazywać tylko najważniejsze informacje, które dotyczą działania całej firmy. Na przykład dział marketingu może mieć kilkanaście mierników, ale zarząd nie musi analizować ich wszystkich. Warto wybrać najważniejsze z nich (np. ilość konwersji, czy koszt pozyskania klienta). Szczegółowe dane zawsze będzie można analizować w momencie, kiedy okaże się, że KPI jest na niezadowalającym poziomie. ’
Zbyt duża liczba wskaźników na kokpicie będzie trudna do analizy. Z kolei zbyt mała może być niewystarczająca do podejmowania decyzji. Pamiętaj, że to jakie mierniki znajdą się na twoim dashboardzie nie musi być ustalona raz na zawsze. Można to zmieniać w zależności od Twoich potrzeb i strategii. Warto też korzystać z aplikacji, które pomagają w dobrze optymalnych wskaźników. W heartly znajdziesz definicje wskaźników z poszczególnych działów firm oraz szczegółowe informacje odnośnie tego, jakie dane są potrzebne, aby wyliczyć dany miernik.
Projektowanie dashboardów
Jak pokazują badania i analizy [2] ważne jest również odpowiednie zaprojektowanie kokpitu. Jest to nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim funkcjonalności i zrozumiałości prezentowanych informacji. Warto więc zwrócić uwagę m.in. na główny cel i odbiorcę tworzonego kokpitu zarządczego. Ponadto powinny być klarowne i być intuicyjne dla użytkowników. Warto zastanowić się również nad personalizacją, dzięki której inne KPI, tabele i wykresy zobaczy prezes, a inne szef logistyki czy sprzedaży.
Warto również, aby dane prezentowane były na wykresach i tabelach, czyli były zwizualizowane.
Dlaczego wizualizacja danych jest taka ważna?
Wizualizacja danych to newralgiczny element w dzisiejszym świecie, Wykorzystuje się ją w nauce, polityce, ale przede wszystkim w biznesie. Co zawdzięczamy ukazaniu danych w formie graficznej?
- Intuicyjne zrozumienie. Wizualizacje pozwalają przekazywać informacje w sposób intuicyjny i łatwy do zrozumienia. Ludzki mózg jest znacznie lepiej przystosowany do przetwarzania obrazów niż suchych liczb czy tekstu.
- Skondensowana komunikacja. Wykresy czy grafiki pozwalają na przekazanie dużej ilości informacji za pomocą jednego lub kilku obrazów. Zamiast analizować długie raporty, użytkownicy mogą szybko uzyskać pełen obraz sytuacji, co znacznie przyspiesza proces zrozumienia kluczowych kwestii.
- Wykrywanie wzorców i trendów. Wizualizacje ułatwiają identyfikację wzorców, trendów i relacji pomiędzy danymi. Dzięki nim łatwiej jest dostrzec korelacje czy anomalie, co stanowi klucz do podejmowania informowanych decyzji.
- Angażowanie odbiorcy. Atrakcyjny wykres czy ciekawa grafika angażują odbiorców i sprawiają, że informacje stają się bardziej interesujące,
Przykładowy dashboardów z aplikacji heartly
Na poniższych zdjęciach możesz zobaczyć, jak wygląda aplikacja heartly. Zobacz, jak prezentują się wskaźniki i wykresy. Jeżeli podoba Ci się ta aplikacja skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego już teraz.
Podsumowanie: Nowa Era Zarządzania Dzięki Dashboardom
W erze, w której informacje stanowią klucz do sukcesu, dashboardy nie tylko wyróżniają się jako narzędzia ułatwiające monitorowanie KPI, ale ponadto stanowią fundament współczesnej kultury zarządzania. Odpowiednio zaprojektowane i skutecznie wdrożone, stają się nieodłącznymi towarzyszami decydentów, analityków i przedsiębiorców, umożliwiając przewidywanie, reagowanie na zmiany oraz osiąganie strategicznych celów.
Korzyści płynące z dashboardów są nie do przecenienia: szybkość dostępu do informacji, ścisłe monitorowanie kluczowych wskaźników, czy też zwiększona transparentność procesów, to tylko niektóre z aspektów, które sprawiają, że są one niezbędnym elementem każdej firmy. Przekraczając granice tradycyjnych narzędzi analitycznych, dashboardy stają się drogowskazem w procesie podejmowania decyzji. Ich rola nie ogranicza się jedynie do prezentacji informacji, ale wchodzi w sferę aktywnego wspierania strategicznego zarządzania. Warto zauważyć, że za ich pomocą nie tylko przyspieszamy, ale również ulepszamy jakość naszych decyzji.
Zachęcamy każdego przedsiębiorcę i menedżera do eksploracji tego dynamicznego świata dashboardów. Stworzenia odpowiedniego ekosystemu opartego na danych, wybór odpowiedniego narzędzia, zrozumienie specyfiki danych oraz procesu ich analizy, to inwestycja w przyszłość przedsiębiorstwa. W czasach, gdy konkurencja staje się coraz bardziej zacięta, a dynamika rynku coraz większa, dashboardy stają się nie tylko pomocnym narzędziem, ale wręcz nieodzownym partnerem w podróży ku sukcesowi.
Przeczytaj również:
KPI w sprzedaży – jak je podnieść?
7 kluczowych powodów, dlaczego warto używać aplikacji Heartly do śledzenia wskaźników firmowych
Źródła:
[1] Piela, J. (2017). Key performance indicator analysis and dashboard visualization in a logistics company.
[2] Brath, R., & Peters, M. (2004). Dashboard design: Why design is important. DM Direct, 85, 1011285-1.
Title: Dashboard – jak go tworzyć, projektować i z niego korzystać
Description: Czym jest dashboard? Jak z jego pomocą podejmować trafne decyzje biznesowe i budować przewagę konkurencyjną. Sprawdź jak je projektować.