Na naszym blogu staramy się niezmiennie pokazywać, jak ważne jest zbieranie i interpretowanie danych. Wszytko po to, aby ułatwić sobie podejmowanie ważnych decyzji biznesowych oraz żeby lepiej rozumieć zależności między różnymi aspektami prowadzenia firmy. Jednak same dane i wskaźniki nie zawsze wystarczą do dokonywania właściwych ocen. Często niezbędna jest wizualizacja danych, która pozwala lepiej dostrzegać tendencje. Wykresy pomagają ponadto przystępniej komunikować wyniki osobom, które są mniej obyte w czytaniu danych. Dobrą wizualizację można pokazać w czasie spotkania zarządu, na spotkaniu z pracownikami i na konferencji, na której chwalimy się swoimi wynikami. Niestety podczas robienia tworzenia grafik pokazujących dane i rezultaty niekiedy możemy popełnić jeden lub kilka błędów. Warto je poznać, żeby móc się przed nimi ustrzec. Poniżej prezentujemy najczęstszych niedociągnięć.
Stare dane
Tworząc wykresy, które pokazujemy później w raportach, należy zadać o ich aktualność. Wymaga to czasem dodatkowej pracy, ale przekłada się na wyższą wiarygodności przekazu. Pokazując dane sprzed kilku lat, możemy narazić się na ich nieaktualność, co może nas ukazać w złym świetle, jeśli na sali czy wśród czytających raport znajdzie się ktoś, kto zna nowsze wyniki czy analizy. Taki błąd można popełnić nawet podczas prezentowania danych firmowych, myląc na spotkaniu rocznym liczbę pracowników zatrudnionych w konkretnym dziale czy wskazując na wyniki sprzedaży bez uwzględnienia (dobrego dla wielu branż) okresu świątecznego.
Jeżeli chodzi o dane zewnętrzne to są one dostępne dzięki internetowi aż w nadmiarze. Strony takie jak dane.gov.pl czy GUS dostarczają niezwykłej ilości świeżych danych. Warto z nich korzystać i uaktualniać je przed każdą prezentacją.
Niewłaściwy typ wykresu
Każdy wykres ma swoje zastosowanie. Jedne są przeznaczone do danych procentowych inne pokazują np. jaka jest liczba klientów każdego dnia. Do pierwszego rodzaju danych dobrze jest wykorzystać wykres kołowy. Jeżeli chcemy pokazać, że w naszej firmie pracuje 60% kobiet i 40% mężczyzn, to wykres będzie poprawny. Jeśli jednak chcielibyśmy pokazać, na wykresie kołowym liczbę sprzedanych produktów w ciągu dnia z różnych kategorii, to poprawnym wykresem jest ten słupkowy.
Zbyt duże skomplikowanie wykresu
Znów za przykład może posłużyć wykres kołowy. Dlaczego, bo chociaż świetnie pokazuje on dane procentowe, to jednak najlepiej jeśli nie ma na nim zbyt wielu kategorii. Dobra praktyka mówi, że powinny być tylko dwie. Użycie większej ilości powoduje chaos i niezrozumienie. Trzeba wtedy dodatkowo wykorzystywać sporo kolorów, które mogą dezorientować czytelników wykresu. Zresztą zbyt wiele barw na wykresach to nie tylko problem tych kołowych. W tym aspekcie można również przesadzić na diagramach słupkowych czy liniowych.
Ogólna zasada jest taka, żeby wykresy były jak najbardziej czytelne. Jeżeli na jednym wykresie jest zbyt dużo informacji, może warto pomyśleć o innym sposobie wizualizacji danych lub pokazaniu ich na kilku wykresach.
Brak oznaczeń na wykresie
Częstym błędem są też braki w opisie wykresu. Brakuje opisanych skal, nie ma legendy. Zdarza się też, że wykres nie ma posiada tytułu – nie wiadomo więc, na co patrzymy i co w ogóle mamy interpretować.
Jeżeli chodzi o oznaczenia, warto dodać też informację o źródle danych, szczególnie jeżeli korzystamy z zewnętrznych zasobów, a nie jedynie firmowych.
Te wszystkie informacje pozwalają nam na pełne zrozumienie wykresu oraz na podniesienie wiarygodności przedstawianej wizualizacji.
Nieprawidłowe skalowanie osi
To błąd, a nawet manipulacja. Chodzi o to, że pokazując wykres słupkowy, oś Y powinna zaczynać się od 0. Dzięki temu będzie widać rzeczywiste różnice między poszczególnymi słupkami, a nie wyolbrzymione. Tego rodzaju błędy (czasami świadomie) możemy oglądać, kiedy partie polityczne pokazują swoje sondażowe poparcie, z którego wynika, że poparcie 30% i 33% to wizualnie olbrzymia różnica. Gdyby jednak zaznaczyć na osi O i 100%, wtedy wykres nas nie oszuka i pokaże faktyczne różnice między partiami (zobacz poniżej).
Dobrze jest też odpowiednio wkleić wykres do prezentacji lub raportu, aby ich jakość (rozdzielczość) była odpowiednia.
Niepotrzebne efekty
Warto też walczyć z pokusą zbytniego uatrakcyjniania wizualizacji. Niepotrzebne wykresy 3D, stosowanie gradientów czy dziwnych czcionek, animacji odwrócą uwagę naszych odbiorców od najważniejszego, czyli danych. Oczywiście od czasu do czasu można skorzystać z jakiegoś ciekawego elementu, ale tylko wtedy, kiedy jest to zasadne i będzie estetycznie pasować do całości.
Wykresy są nieczytelne
To kolejny błąd, który może się przytrafić nawet najlepszym analitykom. Chodzi o to, że dany wykres może być czytelny w jednych warunkach a nieczytelny w innych. Na przykład wstawienie dokładnie tej samej wizualizacji do raportu czytanego na komputerze i na prezentację wygłaszaną przed dużym audytorium. Na slajdach, które pokazujemy za pomocą rzutnika wszystkie informacje (opisy, tytuły, wartości) muszą być czytelne. Dobra praktyka mówi, że kiedy robimy prezentację najmniejsza czcionka powinna mieć rozmiar 18. Warto o tym pamiętać.
Przedstawiliśmy kilka najważniejszych błędów, które mogą zostać popełnione podczas tworzenia wizualizacji. Mają one wpływ na odbiór estetyczny, mogą zmieniać interpretacje informacji, a także odciągać uwagę odbiorców. Jest kilka sposobów, które pozwalają na zmniejszenie ich ilości. Zawsze jednak warto pamiętać, żeby spojrzeć na wykres świeżym okiem, warto go pokazać innym, którzy mogą wskazać nieścisłości, których sami nie zobaczyliśmy. Niektóre błędy można wyeliminować dzięki zastosowaniu odpowiednich szablonów lub korzystając z aplikacji do tworzenia wizualizacji i dashboardów.
Jak popełniać mniej błędów?
Przy tworzeniu wizualizacji w arkuszach kalkulacyjnych dobrze jest korzystać ze wzorów, które sami stworzyliśmy na własne potrzeby. Można mieć przygotowanych kilka typów wykresów, w których zmieniamy tylko dane, a następnie kopiujemy je do raportu czy prezentacji. Istotne, żeby odpowiednio przygotować taki plik – opisać, jaki rodzaj danych można wpisać, ile maksymalnie zmiennych wstawić. Należy zostawić też miejsce na opis całego wykresu, na legendę oraz nazwy osi (jeżeli występują na diagramie). Wciąż jednak trzeba pilnować, czy program na pewno wykona wszystko prawidłowo.
Można również skorzystać z aplikacji, które pokazują tworzą wykresy na podstawie przesłanych danych. Dzięki temu są one, pod względem graficznym, takie same. Pozwala nam to też oddać kontrolę na tym, ile kolorów użyć, jaki wykres zastosować. Korzystając z aplikacji wiem, że myśleli nad tym eksperci i wybrali wszystko prawidłowo.
Przykładem takiego oprogramowania jest Heartly. Poznaj jeszcze więcej możliwości Heartly w trakcie bezpłatnego okresu próbnego. Sprawdź teraz.
Zobacz jeszcze:
Jak mierzyć biznes, żeby wygrywać. Jakie wskaźniki mierzyć w usługach, żeby zapewnić rozwój biznesu?