Niedawno pisaliśmy o KPI w sprzedaży, dziś zajmiemy się tymi wykorzystywanymi w dziale logistyki, który jest istotną częścią każdej branży wytwarzającej lub handlującej towarami. Ogólnie można powiedzieć, że logistyka to zarządzanie przepływem towarów między różnymi punktami w procesie produkcji i dystrybucji. Żeby proces był płynny i można było wprowadzać optymalizacje i usprawnienia w tym zakresie, potrzebne są wskaźniki logistyczne. Mierzą one wydajność działu i poszczególnych procesów. Które KPI w logistyce warto śledzić? Jakich informacji one dostarczają? Jakie decyzje można podjąć na ich podstawie? Jak je wizualizować? To tylko niektóre pytania, na które odpowie poniższy artykuł.
Wskaźniki efektywności w logistyce – podział
KPI w logistyce można podzielić na przykład zgodnie z poszczególnymi procesami zachodzącymi w magazynie [1]. Pierwsza grupa wskaźników logistycznych związana jest z procesami zakupów i zarządzania dostawcami. Kolejne mierniki pokazują, jak firma radzi sobie z zarządzaniem zapasami. Można wyróżnić też KPI związane z transportem. Ostatnia grupa wskaźników, którą warto stosować w logistyce dotyczy jakości obsługi klienta. W kolejnych akapitach przyjrzymy się dokładniej konkretnym miernikom z danej kategorii.
Wskaźniki logistyczne związane z procesem zakupów i zarządzaniem dostawcami
Pierwszym obszarem, który omówimy jest ten związany z procesem dokonywania zakupów do firm. Wybraliśmy kilka wskaźników logistycznych, które warto śledzić, aby dział zakupów funkcjonował optymalnie oraz z korzyścią dla całej logistyki i firmy.
Liczba dostawców
Dobrze jest monitorować liczbę dostawców, z którymi firma ma podpisane umowy i od których regularnie kupuje towary. Odpowiedni poziom tego wskaźnika mocno zależy od strategii przedsiębiorstwa, więc zazwyczaj potrzebny jest czas, aby wyciągać na jego podstawie dobre wnioski. Dlaczego ten wskaźnik logistyczny jest taki ważny? Zbyt mała liczba dostawców powoduje, że firma staje się zależna od kilku dystrybutorów, co może powodować ryzyko związane z niezaspokojeniem wszystkich potrzeb firmy. Odpowiednie szybkie znalezienie nowego dostawcy produktu deficytowego, może zająć sporo czasu, szczególnie w czasach, kiedy przerwanie łańcucha dostaw jest wysoce prawdopodobne. Z kolei za duża liczba dostawców powoduje niepotrzebne skomplikowanie procesu zakupowego – od kogo kupić w tym miesiącu, kto ma taniej, kto dostarczy – to pytania, na które szuka odpowiedzi zakupowiec. Traci na to czas i zasoby firmy. Ponadto przy wielu dostawcach trudno jest nawiązać dobre relacje z każdym z nich. To z kolei może mieć znaczenie przy załatwianiu dodatkowej, nieprzewidzianej w umowie dostawy czy dostarczeniu elementu, który w danym czasie jest dostępny w ograniczonym zakresie.
Czas dostawy (według dostawców)
Warto opracować również wskaźnik, który pokaże, ile trwają dostawy od danego dostawcy. Ta wiedza będzie miała kluczowe znaczenie, kiedy przedsiębiorstwo na przykład postanowi rozszerzyć produkcję. Wtedy w pierwszej kolejności o nowe surowce lepiej zwrócić się do dystrybutora, który realizuje dostawy szybko i zgodnie z umową. Ten wskaźnik logistyczny można również użyć, jako środek motywujący dostawcę do punktualności a nawet ułatwia podjęcie decyzji o rezygnacji z usług takiej firmy.
Wydatki zakupowe
Jest to ogólny wskaźnik, który pokazuje, ile przedsiębiorstwo wydaje na zakup towarów. Wskaźnik ten warto podzielić np. ze względu na:
- rodzaj kupowanych produktów
- wydatki u konkretnego dostawcy
- wydatki związane potrzebnymi surowcami, potrzebnymi do wytworzenia konkretnego produktu, oferowanego przez fabrykę, o A do Z.
Ten wskaźnik logistyczny pozwala przede wszystkim na kontrolowanie kosztów przedsiębiorstwa. Umożliwia podjęcie decyzji, czy należy znaleźć nowego dostawcę, a może wynegocjować lepsze ceny? Daje też możliwość określenia, czy podnieść ceny produkowanych przez przedsiębiorstwo dóbr, jeśli ceny surowców mocno wzrastają.
KPI logistyki – zarządzanie zapasami – wskaźniki w magazynie
Kolejnym obszarem, który omówimy będzie zarządzanie zapasami. Ta gałąź logistyki odpowiada za towar, który już jest na magazynie. Oto kilka przykładów KPI, które można tam wykorzystać.
Wartość surowców (zapasów)
Jest to określenie, ile gotówki mamy “zamrożone” w surowcach, które mamy zmagazynowane. Monitorowanie tego wskaźnika pozwala na odpowiednie planowanie zakupów, a także upewnienie się, że na magazynie nie zalega zbyt duża ilość towaru. To jaka będzie optymalna wartość tego wskaźnika zależy od przedsiębiorstwa oraz od wskaźnika rotacji zapasów. Ten ostatni pokazuje, jak często dany towar przeszedł przez cały proces handlowy (od zamówienia u dostawcy po sprzedaż) lub produkcyjny (od zamówienia po wykonanie produktu z jego udziałem). Inaczej mówiąc, wskaźnik rotacji jest wysoki wtedy, kiedy dany produkt często jest sprzedawany (lub wykorzystywany do produkcji) przez co musi być często zamawiany lub sprowadzany w dużych ilościach. Wskaźnik rotacji zapasów pozwala przypisać każdemu produktowi status A, B lub C. Produkty A to te, które z magazynu “schodzą” najczęściej, a C najrzadziej. Określenie kategorii A, B lub C pozwala na lepsze planowanie zakupów.
Wartość produktów gotowych
Warto śledzić także, ile produktów znajduje się po drugiej stronie magazynu w firmach produkcyjnych, czyli po stronie wyrobów gotowych. To również wartościowa informacja, którą mogą wykorzystać działy sprzedaży czy marketingu tworząc specjalne oferty na produkty, których jest zbyt wiele. Zbyt wysoka wartość tego wskaźnika to również sygnał, żeby sprawdzić, czy nasi klienci dokonują zakupu zamówionych produktów.
Określenie optymalnego poziomu tego wskaźnika zależy od konkretnego przedsiębiorstwa i rotacji tych produktów.
Przeciętna wartość składowanych towarów
Oprócz wskaźników mówiących o wartości w magazynach, warto wyliczać ich średnią wartość odnosząc się np. do ostatnich 12 czy 24 miesięcy. To umożliwia wyznaczanie benchmarków i porównywanie wskaźnika w czasie.
Wartość przestarzałych zapasów
To kolejny wskaźnik logistyczny z obszaru zarządzania zapasami. Tym razem chodzi o te produkty, które straciły ważność lub nie będą wykorzystywane z innych względów (np. wdrożenie nowej technologii, która nie wymaga konkretnej, składowanej części). Ten wskaźnik powinien być jak najniższy. Można obliczyć go również odnosząc się do wartości produktów w całym magazynie. Takie podejście pozwoli lepiej oszacować, czy mamy do czynienia z dużym czy nieco mniejszym problemem. Aby zmniejszyć ten wskaźnik, zawsze można spróbować zwrócić produkty do dostawców lub zrobić ich wyprzedaż.
Koszty zarządzania zapasami / koszty magazynowania
Każdy produkt, który znajduje się na magazynie kosztuje – trzeba było go rozpakować z większego opakowania, zajmuje miejsce, które mogłyby zajmować inne produkty itp. Dlatego przy szacowaniu tego wskaźnika bierze się pod uwagę koszty i potrzeby związane z powierzchnią magazynową, koszty eksploatacyjne (takie jak koszty wózków, suwnic, ogrzewania, internetu, systemy WMS). Do tego dochodzą koszty pracowników, ubezpieczenia. Niektóre towary wymagają specjalnego traktowania np. utrzymania określonej temperatury. Wskaźnik ten jest np. pomocny przy określaniu ogólnej rentowności projektów zarówno sprzedażowych jak i produkcyjnych.
Liczba SKU
Czyli inaczej, ile różnych produktów mamy na składzie. SKU (ang. Stock Keeping Unit) to unikalny kod przeznaczony dla danego rodzaju produktu i pomagający w jego identyfikacji. Mając dużą liczbę pozycji na magazynie, trzeba zarządzać nim inaczej – na przykład wprowadzać systemy komputerowe (ERP). Duża liczba SKU w magazynie to też pośrednio większe koszty magazynowania (każdy produkt musi mieć swoje miejsce w magazynie).
Wskaźniki związane z transportem w logistyce
Poniżej omówimy kilka wskaźników logistycznych związanych z transportem. To, ile paczek wysyła się w ciągu dnia, a także terminowość dostaw, to mierniki, które powinny być wzięte pod uwagę w magazynach. Pozwalają one lepiej planować całą logistykę, a niektóre z nich, wpływają na jakość obsługi klienta. 
Liczba paczek wysłanych w ciągu dnia
Warto monitorować tę liczbę ponieważ świadczy ona o rozwoju, regresie lub stagnacji pracy magazynu. Z pomocą tego wskaźnika można liczyć i monitorować również dokładniejsze statystyki dotyczące pracy magazynu (przeczytaj również: Ile nóg ma pies statystyka? Czyli jak wykorzystać metody szacowania do tworzenia i przewidywania KPI). Pokazuje ponadto, jak działa sam transport. Innymi słowy, czy udaje się wysłać wszystkie skompletowane paczki, czy są one blokowane przez zbyt małą liczbę samochodów dostawczych. Z drugiej strony liczba paczek, które każdego dnia wychodzi z magazynu to świetna miara do stwierdzenia, czy magazyn pracuje zgodnie ze swoją normą. Jeżeli w magazynie przytrafi się wypadek, pewnie będzie miało to odzwierciedlenie w tych danych.
Liczba dostaw na czas
Wskaźnik ten mówi o tym, czy udaje się zaplanować transport w taki sposób, że paczki/towary dojeżdżają do klientów na czas. Terminowość dostaw jest bardzo ważna dla wielu klientów i ma wpływ na wskaźniki satysfakcji i wskaźniki lojalności. Dobrze jest również monitorować liczbę opóźnionych dostaw, a nawet, jaki jest średni czas opóźnienia.
Wskaźniki logistyczne – Obsługi Klienta
Zarządzający magazynem powinni być również świadomi tego, że ostatecznie to klient będzie decydował, czy skorzysta jeszcz raz z usług firmy. Stąd też wskaźniki logistyczne związane z obsługą klienta są również bardzo istotne – pomagają budować tę świadomość.
Wskaźnik dokładności w kompletacji (poprawność kompletacji)
Miernik ten pokazuje, ile procent ze wszystkich zamówień było skompletowanych poprawnie. To ważne, gdyż wpływa na zadowolenie klientów z obsługi firmy, zmniejsza też miernik reklamacji.
Liczba klientów
Monitorowanie liczby klientów jest istotne jeżeli chodzi na przykład o to, ile pracowników zatrudnić do ich obsługi oraz transportu zamówień.
Liczba obsłużonych (wydanych) zamówień dziennie
Wskaźnik ten również jest istotny z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi. Jest wrażliwy na braki kadrowe i na nowych pracowników, którzy jeszcze nie znają zbyt dobrze rozkładu magazynu. Oczywiście miernik ten zależy od poziomu sprzedaży, stąd też można go odnieść również do ilości złożonych zamówień.
Wskaźnik zagubionych zamówień
Określa, ile zamówień nie dotarło do klienta w stosunku do wszystkich wysłanych. Oczywiście im niższa wartość miernika, tym lepiej. W idealnym magazynie wszystkie towary trafiają do klientów. Jednak w całym procesie biorą udział ludzie, którym zdarzają się pomyłki. Określenie tego wskaźnika jest często pierwszym etapem, do uświadomienia sobie, że taki problem istnieje oraz do rozpoczęcia wdrażania metod naprawczych. Do tych ostatnich może należeć kilka technik z lean management.
Inne wskaźniki logistyczne
Oczywiście powyższa lista nie wyczerpuje zagadnienia mierników w dziale logistyki. Z pewnością można liczyć ich znacznie więcej. Przykładem może być stopień wykorzystania magazynu, który pomoże podjąć decyzję, o wynajęciu dodatkowej powierzchni magazynowej. Kolejnym nie omówionym KPI jest wydajność kompletacji. Jeżeli chcesz wdrożyć wskaźniki w swoim magazynie, ale nie wiesz, które wybrać, zawsze warto zgłosić się do specjalistów, którzy pomogą dobrać odpowiednie metody.
Sprawdzanie wskaźników logistycznych?
Jak badać wskaźniki w logistyce? To pewnie pytanie, na które odpowiedź powinna znaleźć się w osobnym artykule. Jednak postaram się zaprezentować szybkie rozwiązanie. Po pierwsze, niektóre z nich można z powodzeniem mierzyć na bieżąco. Można codziennie badać, ile paczek zostało wysłanych, jaka jest liczba zaginionych zamówień. Również regularnie warto prowadzić statystyki doręczeń na czas. Po drugie, wskaźniki można mierzyć kilka razy w roku. Ustalamy wtedy kilka okresów, w których dokonujemy pomiarów i na ich podstawie uzupełniać dane w systemie do monitorowania wskaźników. Tak można zrobić na przykład z kosztami magazynowania, z szacowaniem wartości towarów na magazynie czy wartością towarów. Przed podjęciem decyzji, które wskaźniki logistyczne będziemy mierzyć codziennie, a które okresowo, warto dokładnie przemyśleć sprawę. Zadać sobie pytanie, jakie decyzje chcemy na podstawie nich wyciągać, czy będziemy z nich rozliczać pracowników. Tworząc taką strategię KPI w firmie sprawimy, że mniej zmian będziemy w przyszłości zmuszeni wprowadzać. W tej kwestii również można zwrócić się do nas o pomoc.
Heartly, czyli dashboard dla logistyki
Warto również na bieżąco śledzić wskaźniki logistyczne i móc je wizualizować. Właśnie dlatego powstał aplikacja Heartly. Jest to dashboard, na którym możesz zobaczyć, co dzieje się w Twojej firmie (nawet w 23 sekundy – przeczytaj nasze Case Study). Przyda się również, kiedy chcesz wprowadzić controlling w firmie.
Jeżeli chcesz wykorzystać wskaźniki logistyczne w swojej firmie, dowiedzieć się o nich więcej lub poznać, czym jest Heartly — umów się nabezpłatby okres próbny.
Zobacz również:
Jakie są wskaźniki satysfakcji klienta? Jak sprawdzić lojalność? – Kokpit Zarządzania Biznesem
KPI w sprzedaży – jak je podnieść? – Kokpit Zarządzania Biznesem
7 kluczowych powodów, dlaczego warto używać aplikacji Heartly do śledzenia wskaźników firmowych
Źródła
[1] Pajić, V., Radivojević, G., & Kilibarda, M. (2021). INFLUENCE OF KPI OF LOGISTICS PROCESSES ON LOGISTICS COSTS. International Journal for Traffic & Transport Engineering, 11(4).